야근 탈출기 - 반복 업무를 AI로 10분 만에 끝내는 비법

오늘은 여러분이 매일 겪고 있는 그 골치 아픈 반복 업무 이야기를 해볼까 합니다.

혹시 이런 경험 있으신가요?

다양한 고객에 동일한 제품을 제안할 때 똑같은 형식의 제안서를 만들어야 하는데,

고객사만 바뀔 뿐 내용은 거의 비슷한 상황 말이에요.

메뉴는 된장찌게 아니면, 김치찌게인데 

 

아래에 제가 실제 사용하고는 프롬프트 첨부하였습니다. 참고하세요

 

우리 모두가 겪는 그 고통스러운 순간들

그런데 그때마다 모르는 고객사 홈페이지 들어가서 어떤 어떤 상황인지 파악하고나면 2시간 훌쩍

PPT 작성도 글자수는 몇자 없지만 그래도 요약, 구성, 디자인 모두 시간이 걸리는 일이죠

이게 바로 우리 직장인들의 현실이죠. 창의적인 일을 하고 싶어서 입사했는데, 정작 하는 일은 복사 붙여넣기의 연속.

나쁜 질문 vs 좋은 질문, 천지 차이

나쁜 질문의 예시: "00고객 제안서 좀 작성해줘"

이런 질문은 마치 부동산에가서 "사장님 전세집 찾아주세요"라고 말하는것과 같죠

아파트인지, 빌라인지, 몇평인지, 역세권을 원하는지, 예산은 얼마인지 등등.

좋은 질문의 예시:

"의료기기 업체인 (주)00케어를 대상으로 한 전자서명 솔루션 제안서를 작성해줘.

고객사는 병원 전산시스템과의 연동이 필요하고,

현재 종이 서류 관리에 어려움을 겪고 있어. 제안서는 PPT 7-10장 분량으로 핵심 키워드 위주로 간략하게 작성해줘."

>> 라고 처음부터 상세한 정보를 입력해도 좋습니다. 하지만 성격 급하신 분이라면 사전에 GPTs같은 기능을 이용해서

AI가 미리 나에게 질문하게끔 설정을 해도 편합니다.

 

좋은 질문의 예시(Version GPTs):

GPTs 사전 설정으로

제안할 고객명, 제안 목적, 제안서 분량 등을 질문하게하여 작성자가 하나씩 인터뷰하듯 작성합니다.

(제가 사용하는 GPTs 예시)

사용자의 질문 입력시 아래 내용이 없으면 질문을 통해 내용을 받아줘 [질문 내용] * 고객사명 * 고객사 홈페이지 * 업종 * 고객 주력제품 또는 서비스 * 제안 목적 * 주가 참고 사항

 

GPTs로 나만의 업무 비서 만들기

여기서 GPTs가 등장합니다. GPTs는 여러분만의 전용 AI 비서를 만드는 것과 같아요.

일반 ChatGPT가 만능 도우미라면, GPTs는 특정 업무에 특화된 전문가 비서죠.

위 사례에서 보신 것처럼, 제안서 작성 전문 GPTs를 만들어두면 어떤 일이 일어날까요?

1. 일관된 품질: 매번 같은 높은 품질의 결과물
2. 시간 단축: 30분 걸리던 일이 10분으로
3. 실수 방지: 빼먹기 쉬운 항목들도 자동으로 체크

실제 변화의 순간들

반복적인일을 그냥하면 아마 2시 ~ 4시간 정도 걸릴겁니다.

• 기존 제안서 파일 찾기: 5분
• 고객사 정보 조사: 2시간
• 내용 수정 및 편집: 2시간
• 검토 및 마무리: 30분

GPTs 도입 후:

• chat gpt가 질의하는 것에 대한 답변 : 3분
• AI가 자동 생성: 3분
• PPT  AI활용 또는 직접 편집 : 5분 ~ 30분

>> AI 가 아직 완벽하진 않아 입맞에 맞게 손은 좀 봐줘야 합니다.

목표 달성까지의 여정

제안서 품질의 일관성을 유지하여 활용하기

1단계: 반복 패턴 파악 여러분이 자주 하는 업무 중 반복되는 부분을 찾아보세요. (개요, 목적, 우리제품 요약 등)

2단계: 나만의 템플릿 정의 어떤 목차와 형식으로 만들지 미리 정해두세요. 이게 바로 여러분만의 '레시피'가 됩니다.

3단계: GPTs 설정 위 사례처럼 구체적인 지침을 넣어서 GPTs를 만들어보세요.

4단계: 실전 적용 실제 업무에 적용해보고 부족한 부분을 계속 개선해 나가세요.

다양한 직급별 활용법

신입사원: 기본 업무 템플릿을 GPTs로 만들어 실수 방지

중간관리자: 팀원들과 공유할 표준 양식 제작

시니어: 복잡한 기획서나 전략 문서의 구조화

PPT작성_프롬프트.txt

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마무리하며

AI는 여러분의 일자리를 빼앗는 게 아니라, 더 중요한 일에 집중할 수 있게 도와주는 도구라고 생각합니다.

단순 반복 업무는 AI에게 맡기고, 여러분은 더 창의적이고 가치 있는 일에 시간을 투자해보는게 어떨까요?

지금 당장 여러분의 업무를 살펴보고, 어떤 부분을 자동화할 수 있을지 생각해보시기 바랍니다.

변화는 생각보다 가까이에 있답니다. 

처음부터 너무 퀄리티를 높게 잡지 말고 한가지씩 하면서 완성도를 높이는 목표로 한다면 더 좋은 결과를 얻을거라 생각됩니다.

저도 위 내용이 약간 부족하지만 영업사원들에게 공개하고 조금씩 개선해 나가고 있습니다.

 

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[오늘의 AI 팁]

Few-shot 프롬프트는 AI에게 몇 가지 예시를 보여주고 패턴을 학습하게 하는 방법입니다.

"이런 식으로 해줘"라고 구체적인 예시 2-3개를 보여주면 훨씬 정확한 결과를 얻을 수 있어요.

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