AI한테 "제안서 써줘"라고 하면 안 되는 이유 (feat. 영업팀 리얼 경험담)

월요일 오후 3시, 슬랙 메시지 하나가 날아온다

"안녕하세요~

죄송한데 내일까지 00협회 제안서 하나 써주실 수 있나요? 페이퍼리스 솔루션 관련해서요!

급하게 요청드려 죄송합니다."

어? 갑자기? 내일까지?

이런 상황, 직장인이라면 한 번쯤 겪어봤을 겁니다.

왜 영업팀들은 늘 급할까요? 그리고 밑도 끝도 없이 요청도 앞뒤 다 짜르고 무조건 제안서 써달라고 합니다.

이런 요청 받아보신 분들 꽤 있으실겁니다. 물론 회사마다 상황과 분위기는 다를 수 있습니다. 

그리고 요즘은 AI 단어가 일반화 되서

"그거 ChatGPT에게 맡기면 금방 되지 않나?"

이런 말들도 종종 합니다.

그럼 담당자가 요청한대로 ChatGPT에게 페이퍼리스 제안서 써줘 하면 어떻게 될까요?

 

마치 배달음식 시켰는데 밥만온 상황이 되지 않을까요?

나쁜 질문 vs 좋은 질문, 이게 이렇게 다르다고?

나쁜 질문의 예시

"00협회에 페이퍼리스 솔루션 제안서 써줘"

이건 마치 옷가게에 가서 "제가 좋아하는 옷 하나 주세요"라고 하는 것과 같습니다. 종원이 당황하잖아요 AI도 마찬가지야.

좋은 질문의 예시(AI에게 아래와 같이 질문하면 괜찮은 제안서를 만들어 줍니다.)

"00협회는 매년 5만 건의 증명서를 종이로 발행하고 있어서 비용과 업무량이 부담스러운 상황이야. 
우리 페이퍼리스 솔루션으로 연간 3천만원 절약하고 업무시간 70% 단축할 수 있다는 걸 
협회 이사회(평균 연령 55세, IT에 보수적)에게 설득력 있게 제안하는 10페이지 분량의 
제안서를 작성해줘. 특히 도입 효과를 구체적인 숫자로 보여주고, 
기존 시스템과의 연동 방안도 포함해줘."

>> 차이가 보이나요? AI에게 최대한 상세한 정보를 줄수록 원하는 문서를 만들어 줄 확률이 높아 집니다.

영업팀과 대화하기 전 AI 활용 전략

영업 담당자랑 대화하기 전에 AI한테 이렇게 물어보세요

"영업팀에서 제안서 요청이 왔는데, 효과적인 제안서를 만들기 위해 
영업 담당자에게 어떤 질문들을 해야 할까? 
체크리스트 형태로 정리해줘."

그러면 AI가 이런 식으로 답해줄 겁니다.

[AI 답변]

고객 정보

• 회사 규모와 업종
• 현재 시스템 현황
• 의사결정권자는 누구인지

프로젝트 배경

• 왜 지금 이 솔루션이 필요한가
• 예산 범위는 어느 정도인가
• 언제까지 도입하려고 하나

이렇게 미리 준비하고 가면, 영업팀과의 미팅이 훨씬 생산적이 됩니다.

물론 영업팀이 모든 대답을 완벽히 못해도 알고 있는 내용은 최대한 설명해 줄겁니다.

그걸 사용해서 AI에게 질문하면 됩니다.

단계별 AI 활용으로 목표 달성하기

1단계: 정보 수집 및 정리

"00협회 같은 비영리 단체들이 일반적으로 겪는 문서 관리 문제점들을 
3가지로 정리해주고, 각각에 대한 해결책을 제시해줘."

2단계: 경쟁사 분석

"페이퍼리스 솔루션 시장에서 우리와 경쟁하는 업체들의 
장단점을 비교 분석해주고, 우리만의 차별화 포인트를 찾아줘."

3단계: 제안서 구성

"앞서 정리한 정보들을 바탕으로 00협회 맞춤형 제안서 목차를 
작성해줘. 각 챕터별로 핵심 메시지도 함께 정리해줘."

4단계: 실제 작성

이제서야 구체적인 제안서 작성을 요청요청하면 됩니다. . 이전 단계들의 결과물을 모두 포함해서 말입니다.

신입부터 관리자까지, 레벨별 활용법

신입사원: "이런 업무가 처음인데, 제안서 작성할 때 주의사항이 뭔가요?"

             (실무 작성자 관점의 활용)

주임/대리: "비슷한 프로젝트 경험을 바탕으로 더 효과적인 제안 방법은 없을까요?"

             (일의 완성도를 높이는 관점)

관리자: "팀원들이 이런 요청을 받았을 때 효율적으로 대응할 수 있는 프로세스를 만들어주세요."

              (지속적인 업무 효율을 높이는 프로세스 정립 관점)

 

각자 위치에서 AI를 다르게 활용할 수 있어요.

마치 같은 칼이라도 요리사와 과일 깎는 사람이 다르게 쓰는 것처럼 말입니다.

프리랜서라면 이렇게 활용해보세요

프리랜서는 혼자서 모든 걸 해결해야 하니까, AI가 더욱 소중한 파트너가 돼줄 수 있습니다.

"프리랜서로서 클라이언트에게 제안서를 보낼 때, 
신뢰도를 높이고 전문성을 어필할 수 있는 방법들을 알려줘. 
특히 큰 회사 출신이 아닌 개인의 한계를 극복하는 전략을 중심으로."

00협회 프로젝트

위 방법대로 진행하면 아마도 아래와 같은 구체적인 제안서 작성이 되지 않을까 생각합니다.

1. 명확한 요구사항 파악: 연간 5만 건 처리, 3천만원 절약 목표
2. 타겟 맞춤 메시지: 보수적인 이사회를 위한 단계별 도입 방안
3. 구체적인 ROI 제시: 12개월 내 투자비 회수 가능

이게 바로 "제안서 써줘"와 "이런 제안서 써줘"의 차이라고 볼수 있습니다..

AI는 도구일 뿐, 진짜 중요한 건...

AI는 정말 강력한 도구야. 하지만 도구는 도구일 뿐입니다. 진짜 중요한 건 그 도구를 어떻게 쓰느냐 하는 겁니다.

망치 줄게, 집 지어라? 말이 안 되잖아요. 설계도 그리고, 자재 준비하고, 단계별로 계획 세워야 집이 제대로 지어지는 거잖아요.

 

AI와의 대화도 마찬가지입니다. 막연한 요청보다는 구체적이고 명확한 지시를 할 때, 비로소 우리가 원하는 결과를 얻을 수 있어요.

직장에서 막연한 요청을 한다면 AI에게 조언을 받고 그 항목들을 구체적으로 담당자에게 확인해보세요

서로가 Win-Win 할겁니다.